SYSTEMHAUS FRANKFURT: E-Mail-Archivierung
E-Mail-Archivierung und warum sie so wichtig ist.
Laut der seit 2002 geltenden Steuerrichtlinien sind steuerrelevante Unterlagen elektronisch zu archivieren.
§ 257 Abs. 1 HGB verlangt die Aufbewahrung von „Handelsbriefen“ und somit auch von E-Mails mit geschäftlichem Bezug, in erster Linie Auftragsunterlagen, Rechnungen und sonstige Lieferpapiere, aber auch sonstiger Korrespondenz wie beispielsweise Reklamationsschreiben und den zugehörigen Stellungnahmen. Selbst Produkt- und Preislisten werden als „Geschäftskorrespondenz“ angesehen und sind somit aufbewahrungspflichtig.
Der falsche Umgang mit E-Mails kann schwerwiegende Folgen haben. Letztlich haftet meist das Unternehmen für seine Mitarbeiter. Nicht selten wird eine E-Mail verschoben, verändert oder gar gelöscht, um wertvollen Speicherplatz freizumachen.
Im rechtlichen Sinne handelt es sich dann um Verstöße gegen die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist und kann mit Bußgeldern, Geldstrafen und sogar Freiheitsstrafen geahndet werden.
Auf Grund dieser Rechtssituation müssen sich Unternehmen jeder Art um eine umfassende Backup- und Archivierungsstrategie kümmern.
Selbst wenn ein Unternehmen seine E-Mail-Datenbanken regelmäßig sichert, so gelangt man schnell zu der Erkenntnis, dass eine gezielte Wiederherstellung versehentlich oder absichtlich gelöschter E-Mails meist sehr aufwendig ist und viel (Administrator-)Zeit kostet. Ein professionelles Archivierungssystem bietet dem User hier die Möglichkeit, einzelne E-Mails in wenigen Sekunden zu finden und wiederherzustellen.
Die vorhandenen E-Mail-Clients und E-Mail-Server können eine automatisierte, zentrale elektronische Archivierung i.d.R. nicht leisten. Viele Soft- und Hardwarehersteller bieten hierzu mittlerweile eine Vielzahl von E-Mail-Archivierungslösungen an.
Das SYSTEMHAUS-FRANKFURT berät Sie hierzu gerne und entwickelt mit Ihnen zusammen ein für Sie passendes Konzept.
Vorteile der E-Mail-Archivierung:
- Deutliche Entlastung der Datensicherung
- Keine unsichere dezentrale Lagerung geschäftsrelevanter Korrespondenz
- Deutliche Entlastung von Administratoren und Anwendern
- Schaffung einer Basis für den rechtskonformen Umgang mit E-Mails
- Schnelles Finden und Wiederherstellen von „verlorenen“ E-Mails
Rechtliche Gründe für E-Mail-Archivierung:
- Geschäftsprozesse werden zunehmend durch E-Mail-Kommunikation abgewickelt. E-Mails werden im kaufmännischen Geschäftsverkehr wie Handelsbriefe im Sinne von § 257 HGB behandelt.
- Für E-Mails gelten die gleichen gesetzlichen Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten wie für alle anderen unternehmens- und steuerrechtlich relevanten Dokumente.
- Ein Unternehmer ist verpflichtet, versandte und empfangene E-Mails entsprechend den jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu archivieren, teilweise bis zu 10 Jahre. Er hat hierzu während dieser Zeit diejenigen Hilfsmittel vorzuhalten, die zur Verfügbarkeit, Wiederherstellung und Lesbarkeit seiner E-Mail Archive erforderlich sind.
- Ein Verstoß gegen diese Pflichten ist mit erheblichen Nachteilen verbunden und kann auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
- Schon ein Systemabsturz, ein Hardwaredefekt oder eine Fehlbedienung am Arbeitsplatz kann den unwiederbringlichen Verlust wichtiger und wertvoller Informationen und Unternehmensdaten verursachen.
- Eine systematische und kontrollierte Langzeitarchivierung von E-Mails ist nicht nur zur Optimierung von Arbeitsabläufen sinnvoll, sondern auch von rechtlicher und wirtschaftlicher Seite dringend erforderlich.
